Un départ est toujours un facteur de stress pour tout manager. Qui prend la relève? Combien de temps de formation faut-il pour que le nouvel arrivant soit opérationnel? Quel est l’impact sur l’équipe? Ces questions sont d’autant plus pertinentes si les départs sont nombreux, notamment dans les petites et moyennes structures qui s’en retrouvent rapidement affectées. Les départs dans les entreprises de taille humaine ont non seulement un impact fonctionnel mais surtout -et souvent minimisé- émotionnel, pour une équipe. En effet, d’après une étude de Le Figaro, lorsque l’on interroge des employés sur les raisons qui les poussent à rester dans une entreprise, dans 31% des cas, la première raison évoquée est “la relation avec les collègues de travail”. Alors concrètement, comment pouvez-vous, en tant que manager, contrôler et réduire l’impact des départs, mais également créer des opportunités ?
1. Identifier les facteurs de risque du turnover
• Avant de parler de garder une équipe mobilisée, il s’agit de comprendre et identifier ce qui peut provoquer -ou provoque déjà- une baisse de mobilisation à travers le turnover.
• Identifier les limites de l’entreprise et les points critiques lors de départs afin de travailler sur les bons éléments. Ne pas réinventer la roue et regarder l’historique, dans un premier temps, pour faire un bilan de ce qui a fonctionné ou non lors des derniers remplacements.
• A l’échelle managériale les points critiques ne sont pas toujours tous visibles, il s’agit d’identifier les influenceurs de l’entreprise afin d’obtenir leur ressenti. En effet, les influenceurs représentent des acteurs centraux dans la mobilisation des équipes, pas toujours grâce à leur rang hiérarchique, mais surtout grâce à leur vision globale de l’entreprise.
2. Instaurer la confiance et le dialogue
• La confiance est la genèse de la fidélité des employés. En effet, le mot fidélité vient du latin fidelitas, combinaison des mots fides signifiant “foi” et foedus qui désigne “l’alliance”. La fidélité renvoie donc à la confiance, aux croyances et valeurs partagées. Elle a pour antonymes trahison, inconstance.
• La confiance permet de faciliter le dialogue et le sentiment d’appartenance qui incite les employés souhaitant quitter à en parler avec leur manager suffisamment tôt.
• La confiance permet aussi de tenir un discours cohérent et d’aligner les messages entre managers et les personnes en partance, lors de l’annonce à l’équipe.
• Surtout, la confiance permet la transparence. Elle est une source d’anticipation, en ce sens qu’elle permet au manager et à l’employé en partance de se sentir libres d’annoncer la nouvelle en amont. Effectivement, les annonces de départ au dernier moment génèrent beaucoup de frustration, de bruits de couloirs et prennent les gens au dépourvus.
En clair, communiquer en amont permet de générer une relation de confiance auprès de leurs équipes. Nous invitons donc les managers à favoriser une culture de dialogue transparent!
3. Présenter les opportunités liées aux départs
• Le départ de certaines personnes laisse la place libre pour certains postes. Il s’agit alors de communiquer et prendre conscience de l’opportunité que le départ engendre : c’est le moment d’octroyer des promotions et de permettre aux employés restants de prendre du leadership ou de nouvelles responsabilités.
• Si le départ d’un employé ne permet pas directement la promotion d’un autre, il se transforme en une opportunité de développement de nouvelles compétences. L’occasion de faire évoluer certains postes par le biais de nouvelles missions qui permettent la mobilisation.
• Le turnover peut également être synonyme d’embauche : une opportunités pour avoir de nouvelles idées, créer une nouvelle dynamique et stimuler l’innovation au sein de l’entreprise.
4. Proposer un plan d’action de transition optimal
• En tant que manager, il faut, comme mentionné plus haut, prendre le poul de l’entreprise suite à l’annonce du départ, et ce, par le biais des influenceurs. Un plan d’action concret devra être mis en place pour répondre aux attentes des employés. La mise en action de ce plan est primordiale pour garder les employés mobilisés et pour renforcer ce lien de confiance mis à mal dans ces moments difficiles. Pour faire très simple, il faut que les “bottines suivent les babines”.
• Il faut également planifier un transfert de l’information optimal sur les outils de gestion de l’information et de la connaissance que possède l’entreprise : Drive, CRM, réseaux internes, etc. Cela doit se faire de façon structurée afin que la personne qui reprend le poste ne soit pas perdue et que les autres employés restants ne soient pas impactés.
• Prévoir un temps de passation entre la personne partant et la personne arrivant afin de partager les méthodologies, les process et les expériences, consiste aussi en un élément clé.
• Enfin, communiquer ce plan de transition aux employés permet de rassurer, de se sentir accompagné et, encore une fois, nous y revenons, de se sentir en confiance!
5. Proposer des activités de mobilisation d’équipe/coaching
• Développer une culture organisationnelle, un sentiment d’appartenance et de fierté, afin que les employés ne restent pas seulement pour leurs collègues mais également l’épanouissement qu’ils pourraient ressentir à travers l’accomplissement de la mission de l’entreprise.
• Proposer des ateliers de coaching et de mobilisation d’équipe afin de développer la capacité des employés à avoir un bon focus vis-à-vis des obstacles et des défis qu’ils peuvent rencontrer au sein de leur entreprise.
• Ces activités permettent de développer le leadership de chacun pour prendre conscience que chaque action entreprise a un impact sur l’équipe. Le bon réflexe à avoir est de se poser en permanence la question : par ce geste, suis-je en train de tirer l’équipe vers le haut ou vers le bas?
Finalement, les façons de réduire mais surtout de contrôler l’impact d’un ou plusieurs départs dans une période de turnover sont nombreux et concrets. La seule chose qu’il vous reste à faire maintenant que vous êtes bien préparés, c’est de vous en servir !