En tant que manager, vous vous êtes surement déjà renseigné sur les nombreuses façons d’améliorer la productivité au quotidien. L’augmentation de la productivité est en effet une préoccupation constante pour la plupart des travailleurs. Les façons d’augmenter la productivité sont nombreuses, mais souvent coûteuses en temps, en argent et en énergie, et difficiles à mettre en place
D’après le Conseil national de recherches du Canada les entrepreneurs qui apportent des améliorations (si minimes soient-elles) à l’environnement de travail de leurs employés verront leur productivité augmenter sensiblement. Un cadre de travail sain permet, par exemple, de réduire le taux d’absentéisme. Si la plupart des façons d’augmenter la productivité sont difficiles de mise en place, il existe heureusement plein d’autres moyens d’améliorer l’efficacité presque quotidiennement, et ce, simplement et à faible coût. Ces solutions relèvent aussi bien des modifications de l’environnement de travail que des façons de travailler.
Adrian Leaman, spécialiste dans le domaine de la recherche sur les besoins des occupants d’immeubles, et auteur de l’ouvrage Flexibility and adaptability (2005) a observé que « la productivité, la santé et la satisfaction sont presque toujours liées au confort. Plus les occupants estiment que leur environnement intérieur est agréable, plus ils seront susceptibles de se décrire comme étant productifs, heureux et en santé ».
Modifiez votre façon de travailler
• Ne négligez pas l’importance des pauses
Vous le savez mieux que nous, la quantité de travail fournie n’est pas synonyme de productivité. Quantité n’est pas nécessairement gage de qualité: à titre d’exemple, la Suède affiche un des taux de productivité par heure travaillée parmi les plus élevé au monde, tout en ayant les journées de travail parmi les plus courtes.
Alors pourquoi ne pas encourager les pauses? Qu’elles durent une minute ou trente, les pauses permettent de réalimenter notre source d’attention pour rester productif. Se lever, aller faire un tour dans un autre service, se servir un grand verre d’eau fraîche, voire même faire une petite séance de sport rapide entre collègue fera la différence !
• Pensez à jouer à des jeux
Jouer à des jeux sur les heures de travail? Nous pouvons déjà vous entendre dire que cela n’est que distraction et perte de temps, excusable seulement lors du party de Noël… Détrompez-vous ! Vous serez surpris d’apprendre que les jeux, qu’ils soient des jeux d’équipes intellectuels de type team building, des jeux de société ou des jeux sportifs en équipe gagnent en popularité dans de nombreuses organisations. Ils permettent aux employés d’apaiser le stress mais surtout de créer des liens de cohésion essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise. Certaines activités peuvent accroître la créativité, le processus décisionnel, la flexibilité cognitive, la concentration, la mémoire et les aptitudes en résolution de problèmes: il suffit de bien les choisir et de les adapter à votre équipe. Et une équipe qui travaille bien constitue un élément clé pour la performance organisationnelle!
• Prenez un moment pour travailler debout
L’être humain n’est pas fait pour rester confortablement assis sur une chaise huit heures de suite… c’est pourtant ce que fait la grande majorité d’entre nous !
La sédentarité est assez mauvaise à tout point de vue. Elle engendre des effets indésirables sur la santé (comme des troubles musculo-squelettiques qui pourraient accessoirement faire grimper votre taux d’absentéisme). Elle favorise également la mise au repos du corps, contrairement à la mise en action associée au fait d’être debout.
D’ailleurs, il y a quelques années, un concept assez spécial a émergé en Scandinavie: les bureaux de travail “assis-debout”: un poste que l’employé peut élever à sa guise, lui permettant de changer de position fréquemment. Certaines entreprises vont même jusqu’à installer des tapis roulants sous ces bureaux afin de rester actif tout en accomplissant des tâches !
Des études l’ont prouvé, ce changement de position provoque des effets positifs sur la santé mais surtout sur la productivité.
• Acceptez le travail à distance
Ou que vous vous trouviez dans le monde, vous connaissez l’enfer du trafic routier pour se rendre au travail le matin et en revenir le soir… Les travailleurs cherchant de plus en plus l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, il est évident que ceux d’entre eux qui pourront sauver leurs heures perdues dans les transports vaqueront à d’autres occupations et auront une meilleure qualité de vie. Et qui dit meilleure qualité de vie dit plus de productivité !
Le travail à la maison peut être bénéfique à plusieurs niveaux. Octroyer le privilège du télé-travail démontre votre confiance en l’employé, qui se sentira également enclin à conserver ce privilège et à cultiver votre confiance. Le travail à la maison permet également de réduire le nombre de journées de maladies utilisées par vos employés. Un parent dont l’enfant est malade et qui doit rester à la maison sera capable d’accomplir son travail à distance.
Et si vous avez des doutes quant à l’efficacité d’un de vos employé télétravailleur, vous pouvez toujours évaluer sa personnalité à l’aide d’un des nombreux tests psychométriques, pour savoir s’il est enclin à être productif en tant que télétravailleur ou non !
Opérez de petites modifications sur votre environnement de travail
• Pensez au normes écologiques
Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) et la Banque Royale du Canada (RBC) ont récemment prouvé que les espaces de travail qui respectent les normes écologiques consomment non seulement moins d’énergie, mais surtout que le moral et la motivation des employés en est affectée positivement. Les résultats montrent que la satisfaction professionnelle, l’engagement des employés et organisationnel et le rendement évalué par les gestionnaires sont plus élevés dans les bâtiments écologiques de façon générale.
Le but est donc de réduire au maximum les pollutions de “fonctionnement”:
- électricité: par exemple, penser à éteindre vos ordinateurs en partant le soir;
- éclairage: aussi simple que cela puisse paraître, penser à éteindre les lumières des pièces que vous n’utilisez pas. Les salles de repos, cuisines, et salles de réunions restent souvent allumées toute la journée pour rien !
• Investissez dans des plantes vertes
La plante verte qui orne votre bureau ne fait pas qu’agrémenter votre espace de travail; elle vous rend aussi plus productif. Une étude réalisée par des chercheurs britanniques, néerlandais et australiens montre que les plantes vertes dans les espaces de travail contribuent à augmenter la productivité des employés de 15% !
• Agissez pour le bruit ambiant
Selon une enquête Ifop-INA, le bruit au travail nuit autant à la santé des salariés qu’à celle de l’entreprise. Six millions d’actifs perdraient plus de 30 minutes de temps de travail par jour en raison du bruit et des nuisances sonores des open-spaces, et gaspilleraient un total de 120 heures de travail pour une facture estimée à 23 milliards d’euros par an selon JNA.
Selon une autre enquête menée par Actineo, près de 6 actifs sur 10 se disent gênés par la fatigue auditive au travail, tous déplorant les nuisances causées par leurs collègues (conversations téléphoniques, rangements bruyants, sonneries diverses, réunions spontanées dans les couloirs, etc.).
En tant que manager, vous vous devez de prêter une grande attention à ce bruit ambiant et à agir au mieux pour éviter cela: instaurer des règles de silence, aménager les espaces de façons à ce que les zones de travail restent calmes en toute circonstance, ou encore procédez régulièrement à des contrôles dans les bureaux.
• Prêtez attention à la qualité de l’air
Cela peut paraître relever du détail, et pourtant. Au Canada, l’importe de la qualité de l’air est directement liée au climat et au temps passé par les employés à l’intérieur. Une mauvaise qualité de l’air peut engendrer de multiples dégâts: maux de tête, lassitude, essoufflement, congestion des sinus, toux, éternuements, étourdissements ou nausées, et irritations de la peau. Tous ces symptômes sont regroupés sous le phénomène connu du “syndrome des bâtiments malsains” et contribuent tous largement à réduire la productivité.
Alors comment améliorer concrètement la qualité de l’air? Réduisez les polluants intérieurs invisibles. En voici quelques-uns, parmi les plus nocifs:
- Les contaminants biologiques (bactéries, virus, champignons, acariens, pollen): l’humidité et la saleté favorisent leur prolifération !
- Les polluants chimiques (émanations provenant des produits de nettoyage principalement, mais aussi des équipements de bureaux ou du mobilier).
- Les particules polluantes (en suspension dans l’air, particules provenant des activités comme le sablage, l’impression, la photocopie et l’opération de machines).
• Pensez à la température ambiante
Vos employés se plaignent de la chaleur ou du froid en hiver? Ecoutez-les ! L’ambiance thermique joue sur l’humeur et la productivité de votre équipe. Qui arrive à se concentrer plusieurs heures en ayant froid?
Un milieu de travail où la température est trop élevée a tendance à accroître la fatigue des employés. A contrario, un endroit trop froid diminue la concentration des employés et les rend agités. Les écarts, si minimes soient-ils, peuvent avoir un effet marqué sur la productivité. A titre d’indication voici les températures que beaucoup d’études ont révélé comme idéales:
- 24 °C (75 °F): Les gens ont chaud; ils deviennent léthargiques et somnolents.
- 22 °C (72 °F): C’est la température intérieure idéale à longueur d’année pour les personnes sédentaires.
- 21 °C (70 °F): C’est la température qui convient le mieux au travail intellectuel.
- 18 °C (64 °F): Les personnes physiquement inactives commencent à grelotter et celles qui bougent se sentent bien.
• Aménagez l’espace de la meilleure façon possible
Enfin, la conception et l’aménagement de l’environnement intérieur a aussi une forte incidence sur la productivité. Open-spaces et bureaux fermés ont chacun leur avantages et leur inconvénients, et doivent être adaptés en fonction de chaque entreprise. En revanche, essayez de placer les “pièces à vivre” de préférence au sud pour maximiser les apports solaires (jusqu’à 30% d’économie de chauffage); et de placer les “zones tampons” (garages, ateliers) au nord.
Même s’il est assez difficile d’énoncer des généralités sur l’aménagement des bureaux car il reste très spécifique à chaque entreprise, nous pouvons vous donner deux conseils:
- écoutez vos employés: en tant qu’employeur, vous devez découvrir ce dont vos employés ont besoin pour travailler plus efficacement;
- demandez l’avis d’un concepteur professionnel: discuter de vos préoccupations et de votre stratégie d’affaires avec un concepteur. En effet, les difficultés que votre entreprise pourrait avoir avec la communication, mobilisation, l’appui à l’innovation ou la mise en place d’une culture organisationnelle pourrait directement être liée à l’aménagement de l’espace
En conclusion, augmenter la productivité de vos équipes peut se faire rapidement, simplement et à faible coût en changeant des petits détails du quotidien. C’est ce genre d’habitudes qui peuvent faire une différence, alors ne perdez plus de temps !
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